Poniedziałek, 23 października 2017 r.

» Bez polityki
» Inna historia
» Religia
» Biblia na co dzień
» Oni są inni
» Nasze zdrowie
» Wokół domu
» Domowe ZOO
» On, Ona, Ono, Oni
» Magazyn
» Trochę kultury
» Oblicza sportu
» Warto zobaczyć





    Polecamy:

» Żelazkowcy
» Magiczna krew
» F1 Historia zmagań
» Koniec Świata
» Bóg i Ty
» Dawcy organów
» Fakty i spekulacje
» Zapłać abonament
» Bezpieczny seks
» Wiara w pytaniach

 
Wokół domu
Wokół domu

«
Ogrodowy geniusz
Śnieg i Konstytucja
Jak długo przechowywać dokumenty?
Uwaga azbest!
Ile ... ma żarówka?
Błąd w imieniu prawa - audyt energetyczny
 

Jak długo przechowywać dokumenty?

Żyjemy w zbiurokratyzowanym Świecie. Każdego dnia dokonujemy czynności prawnych, z których być może będziemy musieli się tłumaczyć. Jak długo musimy przechowywać dokumenty opisujące dokonaną transakcję?

Są terminy określone ustawowo – np. dokumenty skarbowe przez pięć lat – do końca pełnego, piątego roku po dokonaniu czynności. Dowody wpłat za media (prąd, woda, gaz, telefon), czy za użytkowanie nieruchomości – przez trzy lata, itd. Ale…

Jest jednak pewne „ale”. Rozważmy pewną sytuację.
Kupujemy samochód. Transakcję dokonaliśmy (dla uproszczenia przykładu) 02 stycznia 1985 roku. Po trzech latach (albo po piętnastu) samochód sprzedaliśmy. O godzinie szóstej, 30 grudnia 2009 roku wpada brygada antyterrorystyczna i aresztuje nas, pod zarzutem dokonania morderstwa – odpowiadamy zeznaniom świadka, który widział nas, w naszym byłym samochodzie, którym wywieźliśmy trupa do lasu. Według świadka zdarzenie miało miejsce 01 stycznia 1985, czyli dzień przed kupnem samochodu.
Po dwudziestu pięciu latach oczywiście nie pamiętamy szczegółów posiadania samochodu i szczegółów owego Sylwestra. Proces poszlakowy, idziemy do więzienia na piętnaście lat, za dobre sprawowanie wychodzimy po dziesięciu.
Niedowiarkom przypomnę, że okres ścigania za morderstwo to dwadzieścia pięć lat – czyli brygada miała prawo wejść, a my legalnie, acz niewinnie zostaliśmy skazani.

Przykład jest nieco odrealniony, ale nie niemożliwy. Oczywiście mógł to być inny czyn przestępczy, ale morderstwo jest najdłużej ścigane.

Nie mając żadnych dokumentów samochodu, ani innych, mamy ograniczone, albo żadne możliwości obrony.

A co byłoby, gdybyśmy mieli zachowane dokumenty kupna i później sprzedaży samochodu, bilingi telefonu, lub bilet z zabawy Sylwestrowej, albo bilet na przejazd pociągiem, lub bilet komunikacji miejskiej z innego miasta?
Zachowanie takich dokumentów to dowody, lub poważne poszlaki na naszą obronę.
Wskazują one na niemożliwość dokonania czynu (samochód kupiliśmy później, byliśmy w innym mieście), lub małe prawdopodobieństwo (rozmowy przez telefon, uczestnictwo w innej zabawie, bycie w podróży).
Poza tym takie dokumenty potrafią odświeżyć naszą pamięć – przypomną z kim byliśmy, z kim rozmawialiśmy, o czym, jakieś charakterystyczne wydarzenia. Wskażą też świadków, którzy potwierdzą naszą wersję.


Jak więc z tego wynika WSZELKIE dokumenty powinniśmy przechowywać przez 25 lat.


Przechowywanie wszystkich rachunków, umów i innych dokumentów może być nieco kłopotliwe, zwłaszcza, że niektóre (np. wydruki z kas fiskalnych) nikną w bardzo krótkim czasie.

Dokumenty należy więc podzielić na kilka grup o różnym stopniu ważności:
  1. podatkowe, firmowe, kupna - sprzedaży dóbr o dużej wartości lub o szczególnym znaczeniu (komputer, biżuteria, pojazdy)
  2. opłaty świadczeń domowych, kupna - sprzedaży artykułów gospodarstwa domowego, licencje i oryginalne nośniki oprogramowania, gwarancje
  3. różnego rodzaju bilety, notatki, kalendarze, rachunki z zakupów codziennych, usług
A tak na marginesie – warto codziennie prowadzić notatki w kalendarzu – kilka zdań co robiliśmy, gdzie byliśmy, z kim rozmawialiśmy, co charakterystycznego się wydarzyło w naszym życiu lub życiu publicznym – pozwoli to zlokalizować co robiliśmy i gdzie byliśmy. Możemy też robić zdjęcia – nawet telefonem komórkowym.

Robi się z tego problem jak przechowywać te wszystkie papiery.
Najprościej to założyć skoroszyty, do których będziemy wpinać kolejne dokumenty. Wygodne (i tanie) są przezroczyste koszulki. Po kilku latach – zwłaszcza jeśli prowadzimy działalność gospodarczą – mamy już całkiem niezłą szafę z papierami – na szczęście uporządkowanymi.

Przychodzi jednak moment, kiedy to albo jesteśmy zdenerwowani ilością papierów i miejscem jakie zajmują, albo musimy w szybkim czasie ewakuować się. Co wtedy?

Jak zwróciliśmy wyżej uwagę, dokumenty mają różną ważność. Rachunki sklepowe, bilety, gwarancje i inną drobnicę możemy po jakimś czasie zniszczyć. Ale wcześniej warto zarchiwizować je w formie elektronicznej.

Większość z nas dysponuje komputerem i drukarką z funkcją skanowania. Każdy dokument powinniśmy skanować i zapisać w odpowiednim folderze – z podziałem tematycznym i chronologicznym – najlepiej w jak najkrótszym czasie od jego wygenerowania.
Osobny folder na zdjęcia, a notatki z przebiegu dnia zamiast w kalendarzu możemy prowadzić w komputerze – w edytorze tekstu, albo w jakimś programie typu kalendarz, lub specjalnym programie typu pamiętnik / blog.
Warto przeznaczyć niezależny dysk zewnętrzny (tradycyjny, lub flash) do przechowywania kopii zapasowej takich dokumentów, a szczególnie ważne, warto zapisać na dodatkowym nośniku (np. płycie).
Wbrew pozorom warto włożyć trochę wysiłku i zarchiwizować w formie elektronicznej dokumenty – w razie zagrożenia łatwiej jest ratować pendrive, niż karton po bananach pełen papierów.

A musimy pamiętać, że potencjalnych zagrożeń jest wiele.

Pożar, powódź, kradzież, zalanie, zniszczenie ze starości, no i najczęstsze – zagubienie, a nie znamy dnia, ani godziny – jakże często dochodzi do kradzieży, lub zagubienia. Posiadanie danych np. numerów fabrycznych może ułatwić odszukanie, lub udowodnić, że to my jesteśmy właścicielem. Fotografując możemy także udokumentować cechy charakterystyczne, lub wygląd – zwłaszcza jeśli mamy do czynienia np. z dziełami sztuki.

Oczywiście sposób archiwizacji powinien być identyczny w segregatorze i na dysku – taki sam podział na foldery, tak samo nazwane.

Aby obniżyć koszty archiwizacji możemy wykorzystać dysk ze starego komputera – wystarczy dokupić obudowę, by z dysku wewnętrznego zrobić mobilny dysk zewnętrzny.

(pi)
Środa
06 czerwca 2012


 
 



Wszystkie artykuły w dziale:
Wokół domu
Wokół domu

 
 
Copyright © 2008-2017 RGB plus